Het UBO-register is er, werk aan de winkel voor de adviseur
Het heeft lang geduurd, maar eindelijk is het wetsvoorstel over het UBO-register aangenomen. Op 26 september 2020 beschikt Nederland, net als de andere landen van de Europese Unie, over het semi-openbare UBO-register. Niet dat het direct operationeel is, want bestaande BV’s, rechtspersonen en personenvennotschappen krijgen namelijk nog 18 maanden de tijd om de UBO’s in te schrijven. Alleen nieuwe entiteiten zijn namelijk direct verplicht om zich in te schrijven. Is de UBO namelijk nog niet ingeschreven, dan hoeft een wijziging ook niet te worden doorgegeven. Er is derhalve geen sprake van terugwerkende kracht, dus heeft u nog anderhalf jaar de tijd om uw cliënten voor te bereiden en desgewenst nog actie te ondernemen.
Om UBO-registratie te voorkomen ligt het voor de hand om het belang onder de 25% te brengen. Bij vier gelijkwaardige aandeelhouders van ieder 25% hoeft immers geen van hen als UBO te worden geregistreerd. Dit is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Een aandeelhouder kwalificeert namelijk niet alleen als UBO op grond van het bezit van meer 25% van de aandelen of winstrechten, de ‘bezits-UBO’, maar ook op grond van meer dan 25% stemrechten, de ‘zeggenschaps-UBO’. Het begrip UBO is hierbij zeer breed gedefinieerd. Het checken van aandeelhoudersovereenkomsten en statuten is derhalve zeker aan te raden. Daarnaast kan ook de feitelijke situatie aanleiding geven tot kwalificatie als UBO. Blijkt bijvoorbeeld in een familiebedrijf met vier of meer gelijkwaardige aandeelhouders “vaders wil altijd wet te zijn”, dan is vader de UBO ondanks dat dit nergens is geformaliseerd.
Pas wanneer er geen ‘echte’ UBO is, kom je uit bij de ‘pseudo’-UBO. Bij een BV of andere rechtspersoon zijn dit de statutaire bestuurders. Op zich komt dit vreemd over. De bestuurder is immers geen ‘owner’, maar de regel is nu éénmaal dat elke entiteit in het UBO-register een UBO moet opgeven. Dit voelt nog vreemder bij stichtingen die in het geheel geen eigenaren kunnen hebben. Doorgaans moeten dan het gehele bestuur als pseudo-UBO worden opgevoerd. Is er echter bijvoorbeeld een Raad van Toezicht dat de statuten kan wijzigen of heeft een commissie uit het bestuur deze bevoegdheid, dan zijn dit de UBO’s.
Een ander aandachtspunt is dat een UBO altijd een natuurlijke persoon moet zijn. Van elke BV moet namelijk de UBO wordt geregistreerd, dus niet alleen van de topholding. Voor het bepalen van de UBO moet derhalve door de gehele structuur heen worden gekeken. Ook een STAK voorkomt niet de inschrijving als UBO. Certificaathouders met een belang van meer dan 25% kwalificeren als bezits-UBO. Pas bij vier certificaathouders met belangen van 25% wordt het bestuur van de STAK als pseudo-UBO ingeschreven.
Het UBO-register krijgt een vergelijkbare vormgeving en is op eenzelfde manier toegankelijk als het handelsregister en wordt eveneens beheerd door de Kamer van Koophandel. Het is nog even afwachten of er een apart uittreksel komt voor het UBO-register of dat de UBO wordt vermeld op het bekende uittreksel uit het handelsregister. Hiermee zal in ieder geval de naam van de UBO openbaar zijn, de geboortemaand en -jaar, nationaliteit en woonstaat. Let wel in de inschrijfformulieren zal veel meer informatie worden gevraagd. In een afgeschermd deel dat alleen toegankelijk is voor opsporingsinstanties worden ook zaken als BSN en adres geregistreerd. Ook worden hier de stukken gearchiveerd op basis waaruit het belang van de UBO blijkt. Met het inschrijfformulier moet u namelijk ook stukken als bijvoorbeeld statuten, maatschaps- en firma-overeenkomsten en aandeelhoudersovereenkomsten. De exacte omvang van het belang van de UBO is niet zichtbaar. Er wordt namelijk gewerkt met drie bandbreedtes van ieder 25%. Tevens wordt de aard van het belang vermeld: bezit, zeggenschap of pseudo.
Al met al werk aan de winkel voor de adviseur. Hoewel formeel het bestuur de UBO moet inschrijven, zal deze zich naar mijn idee vaak wenden tot zijn adviseur voor advies en informatie.
Accountancyvanmorgen
Drs Jeroen. J.A. Knol – O4& Partners Private Office