Krijgt u ook problemen met uw (digitale) geheugen?
Onlangs moest premier Rutte in debat met de Tweede Kamer over het wissen van zijn sms’jes. Zijn oude Nokia zou te weinig capaciteit hebben om alles te bewaren. Hij kwam ermee weg, maar dat gaat u vast niet lukken bij een belastingcontrole.
Bewaarplicht. De fiscale wetgeving bepaalt dat u alle gegevens op grond waarvan uw fiscale positie kan worden vastgesteld, moet bewaren. Met de digitalisering van de maatschappij gaat de bewaarplicht steeds meer over elektronische documenten.
Elektronische documenten
Elektronische documenten bevatten gegevens die zijn vastgelegd op een digitale gegevensdrager. Deze gegevens moeten ook voor de Belastingdienst toegankelijk zijn. Als ondernemer bent u verplicht de juistheid en de volledigheid van elektronische documenten te waarborgen. In een brochure van de Belastingdienst wordt duidelijk gemaakt hoe u hiermee moet omgaan.
Internetbankieren en transactieoverzichten. De authenticiteit en integriteit zijn gewaarborgd zolang de gegevens online op de website van de bank benaderbaar zijn. Let op 1. U moet ervoor zorgen dat gegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn (zeven jaar) online beschikbaar blijven. Let op 2. Zijn de gegevens niet zeven jaar online beschikbaar en bewaart u de papieren afschriften, dan moet u maatregelen treffen om de juistheid van de gedownloade gegevens aannemelijk te maken.
E-mailverkeer. Van facturen die u ontvangt als bijlage bij een e-mailbericht is de authenticiteit en integriteit achteraf niet gewaarborgd. U moet hiervoor aanvullende organisatorische maatregelen treffen, bijv. de oorspronkelijke e-mail bewaren.
Webpresentatie. Als u uw facturen op internet bewaart op een locatie waar u de factuur kunt inzien en/of downloaden en het origineel niet kunt muteren, is de integriteit gewaarborgd. Wel moet de authenticiteit van de verzender vastgesteld kunnen worden, bijv. via een gevalideerd certificaat.
Hoe wordt dit gecontroleerd?
Gedigitaliseerde gegevens. Bij een belastingcontrole bepaalt de inspecteur (zo veel mogelijk in overleg met u) welke gegevens u in welk formaat en binnen welke termijn moet verstrekken. In principe moet u gedigitaliseerde gegevens ook digitaal aanleveren. Spreek tijdens de controle af hoe u dat gaat doen.
Auditfile. Bij een boekenonderzoek wordt vaak gevraagd om een auditfile. Dit is een standaard dataset voor financiële transacties, salaris, voorraad, ritregistratiesysteem en afrekensystemen. Bij een auditfile kan het gaan om een uittreksel van het grootboek dat vanuit de meeste boekhoudpakketten kan worden gegenereerd. Let op. Het is niet voldoende om uitsluitend de auditfile te bewaren.
Aanleveren van de gegevens
Informatiebeschikking. Is met de door u aangeleverde gegevens een controle niet binnen een redelijke termijn mogelijk, dan voldoet u niet aan de bewaarplicht. Dat kan gevolgen hebben voor uw bewijspositie. De inspecteur kan een informatiebeschikking uitreiken. Let op. Dit kan leiden tot omkering en verzwaring van de bewijslast. Dit betekent dat u moet aantonen dat de belastingaanslag niet klopt.
Afspraken maken. U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over het bewaren van gegevens. Omdat zeker voor MKB-bedrijven het voldoen aan de fiscale bewaarplicht een forse (administratieve) last is, is het verstandig om inderdaad dergelijke afspraken te maken.
Het voldoen aan digitale bewaarplicht is zeker voor MKB-bedrijven geen sinecure. U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over de manier waarop u invulling geeft aan uw digitale bewaarplicht.
bron: indicator