Verplichte UBO-registratie: voor 27 maart
De uiterste termijn om UBO’s in te schrijven loopt op 27 maart 2022 af. Er moet geregeld zijn dat deze termijn gehaald wordt. Hoe voorkomt men boetes en gedoe?
UBO’s (Ultimate Beneficial Owner) verplicht inschrijven. Sinds 27 september 2020 hebben alle ondernemingen de verplichting om hun UBO’s (Ultimate Beneficial Owner) in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Met UBO wordt bedoeld: de natuurlijke persoon die direct of indirect een financieel belang heeft in de onderneming van meer dan 25% of die op welke wijze dan ook de feitelijke zeggenschap heeft over de onderneming.
Welke gegevens inschrijven? De volgende gegevens moeten van iedere UBO verplicht worden ingeschreven: naam en voornamen, geboortemaand en geboortejaar, nationaliteit, woonstaat, aard en omvang van het gehouden economisch en/of zeggenschapsbelang, het BSN (of vergelijkbaar buitenlands fiscaal identiteitsnummer), geboorteplaats, woonadres en legitimatiebewijs (paspoort, identiteitskaart of rijbewijs).
Economisch delict. UBO’s moeten worden ingeschreven in het UBO-register dat wordt aangehouden door de Kamer van Koophandel. Nieuwe ondernemingen worden meteen na oprichting ingeschreven. Bestaande ondernemingen hebben vanaf voormelde datum 18 maanden de tijd om hun UBO-registratie op orde te brengen. Dat is nog maar tot 27 maart a.s. Wordt er per deze datum niet aan deze verplichting voldaan, dan is er een economisch delict. Dan kan er een bestuurlijke boete worden opgelegd.
Wie moet dit doen? UBO’s van nieuwe ondernemingen worden in het UBO-register ingeschreven door de notaris, als de onderneming bij notariële akte is opgericht. Dat geldt echter niet voor bestaande ondernemingen, dan moeten de UBO’s worden ingeschreven door personen die binnen de onderneming tekenbevoegd zijn (directie). Deze klus mag niet worden overgelaten aan bijv. een notaris, advocaat of accountant. Voor een BV moeten als UBO worden ingeschreven personen die meer dan 25% van de aandelen hebben of meer dan 25% van de stemrechten. Zijn de aandelen en de stemrechten versnipperd, dan moeten als UBO worden ingeschreven de personen die de feitelijke zeggenschap hebben over de BV.
Per 27 maart a.s. moeten van alle bestaande BV-ondernemingen de UBO’s zijn ingeschreven in het UBO-register. Dit moet de directie zelf doen.