Gebruikelijkloonregeling in 2025: hoe zit het precies?
Voor wie geldt de gebruikelijkloonregeling precies? Hoe bepaal je het gebruikelijk loon en in welke gevallen mag je het gebruikelijk loon lager vaststellen dan € 56.000?
De gebruikelijkloonregeling geldt voor een persoon die werkt voor een vennootschap of een coöperatie waarin hij of zijn fiscale partner een aanmerkelijk belang heeft.
Aanmerkelijk belang
Iemand is aandeelhouder met een aanmerkelijk belang als hij (eventueel met zijn fiscale partner):
- 5% of meer van de aandelen heeft in een vennootschap;
- rechten heeft om voor 5% of meer aandelen in de vennootschap te kopen;
- winstbewijzen heeft om 5% of meer van de jaarwinst – of van een uitkering bij liquidatie – van de vennootschap te krijgen;
- voor 5% of meer stemrecht heeft in de algemene vergadering van een coöperatie of een vereniging op coöperatieve grondslag.
Fiscale partner
De fiscale partner van de aanmerkelijkbelanghouder (ab-houder) is:
- de echtgenoot of geregistreerd partner;
- degene met wie de aanmerkelijkbelanghouder op hetzelfde woonadres staat ingeschreven in de Basisregistratie Personen.
Als de laatste situatie van toepassing is, moeten de ab-houder en zijn partner ook voldoen aan één van de volgende voorwaarden:
- Ze hebben een notarieel samenlevingscontract. Beiden moeten meerderjarig zijn.
- Ze hebben samen een kind.
- Eén van hen heeft een kind dat de ander heeft erkend.
- Beiden zijn meerderjarig en een van hen heeft een minderjarig kind dat op hetzelfde adres staat ingeschreven. Als de ab-houder en zijn partner een zakelijke huurovereenkomst hebben, zijn ze in dit geval géén fiscaal partners.
- Ze staan als partners geregistreerd bij een pensioenfonds.
- Ze zijn beiden eigenaar van de woning die hun hoofdverblijf is.
- Ze waren in voorgaand jaar al fiscale partners.
Voldoen de ab-houder en zijn partner slechts een deel van het jaar aan de voorwaarden? Dan kunnen zij kiezen om het hele jaar fiscale partners te zijn. Staan zij het hele jaar samen in de Basisregistratie Personen ingeschreven? Dan kunnen zij niet kiezen: zij zijn dan het hele jaar fiscale partners.
Hoe bepaal je de hoogte van het gebruikelijk loon?
Een ab-houder moet een loon ontvangen dat gebruikelijk is voor de werkzaamheden die hij verricht. De gebruikelijkloonregeling bepaalt hoe hoog het loon van de ab-houder minimaal moet zijn. Hieronder lees je hoe je dit beoordeelt.
Een ab-houder moet een loon in aanmerking nemen dat het hoogste is van de volgende bedragen:
- 100% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking (tot en met 2022 was dit 75%);
- het loon van de meestverdienende werknemer van de vennootschap of van een verbonden vennootschap;
- een minimumbedrag, elk jaar opnieuw vastgesteld door het ministerie van Financiën. Voor 2024 en 2025 is dit € 56.000 (in 2023: € 51.000).
Loon lager vaststellen
In de volgende gevallen mag je het loon op een lager bedrag vaststellen:
- Je maakt aannemelijk dat het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking lager is dan € 56.000. Je stelt het loon dan vast op het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking.
- Je maakt aannemelijk dat het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking lager is dan het loon van de meestverdienende werknemer. Je stelt het loon dan vast op het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking.
Meest vergelijkbare dienstbetrekking
Een werknemer met de meest vergelijkbare dienstbetrekking hoeft niet precies hetzelfde werk te doen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om het loon van een orthodontist vast te stellen op basis van het loon van een tandarts.
Voorbeeld 1
Het loon van de meestverdienende werknemer is € 60.000. Je maakt aannemelijk dat een andere dienstbetrekking meer vergelijkbaar is met de dienstbetrekking van de ab-houder. Het loon van de meest vergelijkbare dienstbetrekking is € 40.000. Je stelt het loon vast op € 40.000.
Voorbeeld 2
Het loon van de meestverdienende werknemer is € 90.000. Je maakt aannemelijk dat een andere dienstbetrekking meer vergelijkbaar is met de dienstbetrekking van de ab-houder. Het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking is € 70.000. De ab-houder kan zijn gebruikelijk loon voor 2024 vaststellen op € 70.000. Tot en met 2022 mocht hij zijn gebruikelijk loon vaststellen op € 52.500 (75% van € 70.000).
Deeltijd
Als een ab-houder in deeltijd werkt of als hij niet het hele jaar gewerkt heeft, mag je hier rekening mee houden bij het vaststellen van het loon. U moet dit wel aannemelijk kunnen maken.
Voorbeeld deeltijd
Een ab-houder werkt 40% voor zijn bv. Het gebruikelijk loon voor een fulltime functie bedraagt € 50.000. Je mag het gebruikelijk loon vaststellen op € 20.000.
Structureel verlies
Leidt de onderneming zoveel verlies dat de continuïteit van de onderneming in gevaar is? Dan mag je het loon lager vaststellen dan het gebruikelijk loon.
In de volgende situaties mag je het loon niet lager vaststellen:
- De onderneming lijdt incidenteel verlies.
- De onderneming kan de rekeningen nog steeds betalen.
- De onderneming kan de rekeningen niet betalen als gevolg van een oplopende rekening-courantschuld, uitgekeerd dividend of andere onttrekkingen.
Gebruikelijk loon lager dan wettelijk minimumloon
De Belastingdienst is van het standpunt afgestapt dat het gebruikelijk loon nooit lager kan zijn dan het wettelijk minimumloon. Er kunnen zakelijke gronden zijn om uit te gaan van een lager loon dan het wettelijk minimumloon, bijvoorbeeld bij een structurele verliessituatie waarbij de continuïteit van de onderneming in gevaar komt. Dit geldt ook voor start-ups en startende ondernemingen. Bij twijfel hierover kun je contact opnemen met het belastingkantoor van de werkgever.
Starters
Je mag uitgaan van een lager loon als de bv het gebruikelijk loon door het opstarten van de onderneming niet kan betalen, bijvoorbeeld omdat de bv veel heeft geïnvesteerd of een lage cashflow heeft. Als uitgangspunt geldt dat het gebruikelijk loon niet lager is dan het wettelijk minimumloon dat past bij het aantal uren dat de ab-houder werkt.
Je mag dit maximaal 3 jaar doen vanaf het moment dat de vennootschap of coöperatie inhoudingsplichtig wordt. Je kort de periode van 3 jaar in als de onderneming als eenmanszaak begint en pas later wordt ingebracht in een bv of coöperatie. De periode waarin de onderneming op naam of voor rekening van de ab-houder of een ander werd gedreven, moet je dan aftrekken van de 3 jaar.
Innovatieve start-ups
Voor ab-houders die werken voor innovatieve start-ups gold tot en met 2022 een versoepeld regime. Voor een periode van maximaal 3 jaar mochten zij het wettelijk minimumloon nemen als gebruikelijk loon. Of, als dat lager is door bijvoorbeeld deeltijd, het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking. Dit laatste moest je aannemelijk maken. Deze regeling is met ingang van 1 januari 2023 vervallen.
Overgangsregeling voor bestaande gevallen
Als de ab-houder voor het eerst in het jaar 2021 of 2022 gebruikmaakte van deze regeling, mag hij dat voor de maximale duur van 3 jaar blijven doen mits hij voldoet aan de voorwaarden zoals genoemd in paragraaf 18.1 van het Handboek Loonheffingen.
Pensioenopbouw
Een (tijdelijke) verlaging van het gebruikelijk loon heeft gevolgen voor de pensioenopbouw. Een dga bouwt namelijk alleen pensioen op over het loon dat hij daadwerkelijk genoten heeft.
Andere inkomsten
Ontvangt een ab-houder naast loon andere inkomsten zoals pensioen, lijfrente of een WIA-uitkering? Hiermee houd je geen rekening bij het vaststellen van het gebruikelijk loon. Ook niet als de werknemer deze uitkeringen uit de bv ontvangt.
Werken voor meerdere concernonderdelen
Is een ab-houder in dienst bij een management-bv en werkt hij vanuit deze bv voor andere concernonderdelen? Dan mag je het gebruikelijk loon bepalen op basis van alle werkzaamheden die de ab-houder voor het concern verricht. Je hoeft het gebruikelijk loon niet per vennootschap vast te stellen.
Gebruikelijk loon € 5.000 of lager
Krijgt een ab-houder geen loon voor zijn werkzaamheden en is een loon dat gebruikelijk is voor zijn werkzaamheden niet hoger dan € 5.000? Dan hoef je hierover geen loonheffingen in te houden. De grens van € 5.000 toets je niet per bv maar geldt voor alle werkzaamheden van de ab-houder.
Welke loonbestanddelen tellen mee?
Het begrip loon voor de gebruikelijkloonregeling is het loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen (kolom 14 van de loonstaat). Dit is dus inclusief loon in natura, zoals de bijtelling voor privégebruik auto, en na toepassing van de wettelijke vrijstellingen, zoals de vrijstelling van pensioenpremie.
Onder loon vallen ook loonbestanddelen die zijn aangewezen als eindheffingsloon en onder de werkkostenregeling vallen. Deze loonbestanddelen moeten dan individualiseerbaar zijn. Een bonus die onder de vrije ruimte valt en een reiskostenvergoeding die onder de gerichte vrijstellingen valt, tellen bijvoorbeeld ook mee voor het gebruikelijk loon.
Fictief loon
Ontvangt een ab-houder een lager loon dan gebruikelijk voor zijn werk? Het verschil tussen het loon dat de ab-houder ontvangen heeft en wat gebruikelijk is, is fictief loon. Over het fictief loon bereken je loonheffingen. De werknemer is dus loonheffingen verschuldigd over loon dat hij niet ontvangen heeft.
Als een ab-houder helemaal geen loon ontvangt, moet je het gehele gebruikelijke loon als fictief loon behandelen.
Je geeft het fictief loon uiterlijk aan in de laatste aangifte van het kalenderjaar.
Afspraken over gebruikelijk loon
Wil je zekerheid over de hoogte van het gebruikelijk loon? Dien dan een verzoek om vooroverleg in bij de Belastingdienst. In de Checklist vooroverleg gebruikelijk loon lees je welke informatie jouw verzoek moet bevatten.
Je kunt ook het formulier ‘Verzoek vooroverleg’ gebruiken. Dit formulier helpt je om het verzoek om vooroverleg goed én volledig in te dienen, waardoor de Belastingdienst het sneller in behandeling kan nemen.
Bron: Accountancy Vanmorgen/Forum Salaris