Hoelang digitale stukken verplicht bewaren?
Zoals u weet, gelden er voor diverse soorten administratieve bescheiden verschillende verplichte minimale bewaartermijnen. Hoe zit dat met digitale bescheiden?
Wettelijke bewaarplicht
Als administratieplichtige bent u verplicht de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die fiscaal relevant kunnen zijn, gedurende zeven jaar te bewaren (art. 52 lid 4 AWR) . Let op. Er gelden echter meerdere bewaartermijnen.
Ook digitale administratie. Dit geldt ook voor uw digitale administratie. Zo moet u alles wat van belang is voor de bedrijfsuitvoering bewaren in de vorm waarin het deel is gaan uitmaken van uw administratie. Let op. U dient de authenticiteit (herkomst), de integriteit (betrouwbaarheid) en de leesbaarheid van de gegevens te waarborgen. Hoe u dat doet, mag u zelf bepalen. Daarbij dient u uw administratie zo in te richten dat een inspecteur bij een controle de gegevens die fiscaal relevant zijn, eenvoudig kan controleren.
Voorbeeld.Ontvangt u facturen per e-mail, dan is het enkel printen van de factuur niet voldoende. U moet namelijk aannemelijk kunnen maken dat de factuur daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is en dat de inhoud niet veranderd is. Dit kunt u bijv. doen door de oorspronkelijke e-mail met de factuur als bijlage te bewaren.
Controle. Bij een controle wordt onder andere voor het onderzoek naar de juistheid van de kosten en de in vooraftrek gebrachte omzetbelasting aansluiting gezocht met de financiële administratie, maar ook met andere informatiebronnen, zoals relevante digitale bestanden die u via e-mail heeft ontvangen. Dit houdt dus in dat de inspecteur bij een controle uw- e-mails mag inzien. Let op. Houd uw zakelijke e-mails en uw privé-e-mails gescheiden. Doet u dit niet, dan heeft de inspecteur bij een controle ook inzage in uw privé-e-mails (ECLI:NL:GHARL:2022:715) .
Conversie. De Belastingdienst spreekt van ‘conversie’ als u gegevens overbrengt naar een andere gegevensdrager. Dit is bijv. het geval als u facturen en bonnetjes die u op papier ontvangen heeft, inscant (art. 52 lid 5 AWR) . U moet dan wel aan de volgende voorwaarden voldoen:
- u zet alle gegevens over;
- u zet de gegevens inhoudelijk juist over;
- u zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar is;
- u kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
- u zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
Voldoet u aan deze voorwaarden?
Dan hoeft u de originele papieren documenten niet meer te bewaren. U hoeft hiervoor geen toestemming aan de Belastingdienst te vragen. In beginsel mag u alle documenten converteren met uitzondering van de balans en de staat van baten en lasten alsmede bepaalde douanedocumenten.
Scans? Scans moeten volledig en goed leesbaar zijn. Zo moet u van een document de informatie op alle bladzijden (voor- en achterkant) en bijlagen van het document scannen. Let op. Hierbij is het van belang dat u kunt aantonen dat de factuur alle echtheidskenmerken nog bevat, zoals papiersoort, kleur, logo en watermerk. Tip. In kleur scannen geniet de voorkeur, maar is niet verplicht zolang er geen fiscale informatie verloren gaat. U kunt dan ook kiezen voor een hoge resolutie bij een zwart-witscan. Let op. Een watermerk kan bij conversie verloren gaan. Bewaar altijd zo’n originele factuur.