Wees zuinig op uw administratie, dat voorkomt fiscaal gedoe
Het bijhouden van de administratie is voor de meeste horecaondernemers niet hun favoriete bezigheid. Toch is het belangrijk hier voldoende aandacht aan te besteden. Wat zijn anders de risico’s en waar moet u zeker op letten?
Ook in coronatijd. Als horecaondernemer heeft u al zorgen genoeg, zeker in deze tijd. Toch ontkomt u er niet aan de nodige tijd te spenderen aan het op orde houden van uw administratie, ook als u dit uitbesteedt aan een boekhouder of accountant. Doet u dit niet, dan kan dat u duur komen te staan. Dit bleek onlangs nog voor Rechtbank Zeeland-West-Brabant. Wat speelde er en hoe had een ondernemer zijn problemen kunnen voorkomen?
Administratie verplicht
Om met het belangrijkste te beginnen: als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren en te bewaren. Wat u hier precies onder moet verstaan, is niet wettelijk vastgelegd. Wel is bepaald dat uw rechten en plichten, waaronder uw fiscale, uit uw administratie duidelijk moeten worden. Is dit niet het geval, dan kan de inspecteur u onder meer een informatiebeschikking opleggen. U moet dan de gevraagde informatie aan hem ter beschikking stellen. Doet u dit niet, dan kan hij de bewijslast omdraaien. De inspecteur zal u dan een aanslag opleggen die zeker niet te laag is en u mag dan aantonen dat deze lager uit had moeten vallen. Iets dat zonder deugdelijke administratie bijna niet te doen is. De inspecteur kan ook aftrekposten weigeren of de teruggave van btw, zoals in de hiervoor genoemde rechtszaak (ECLI:NL:RBZWB:2021:6236) .
Waar zijn uw facturen? In de hiervoor genoemde zaak ging de ondernemer de mist in omdat er facturen in zijn administratie ontbraken. De man dreef een onderneming waarin hij ontruimings-, rennovatie- en opknapwerkzaamheden uitoefende. Hij diende zijn aangiften omzetbelasting in, waarin hij ook forse bedragen aan betaalde voorbelasting aangaf. De btw zelf was verlegd naar de afnemers. De inspecteur weigerde deze vooraftrek echter, omdat de facturen ontbraken. De ondernemer had hiervoor als verklaring dat zijn administratie zich bij zijn voormalige adviseur zou bevinden. Hij was er niet van op de hoogte waar de administratie zich nu bevond.
Geen diensten verricht. De rechtbank achtte dit ongeloofwaardig. De inspecteur had namelijk ook onderzoek gedaan bij de genoemde afnemers, die allen verklaarden dat er nooit werkzaamheden voor hen waren verricht. Bovendien merkte de rechtbank op dat hij als ondernemer zelf verantwoordelijk was voor zijn administratie. Hij had er dus voor moeten zorgen dat hij ook zelf over kopieën van zijn administratie bleef beschikken. Omdat hij de betaalde voorbelasting niet hard kon maken, bleven de naheffingen plus boetes van zo’n € 150.000 in stand.
Wat kunt u hiermee?
Dit leert u dat u verantwoordelijk bent en altijd blijft voor uw administratie. Deze moet toegesneden zijn op de (horeca)branche waarin u werkzaam bent. Kunt u de omvang van uw winst, aftrekposten of betaalde voorbelasting niet aannemelijk maken, dan bent u in beginsel dus de klos. Zorg er daarom voor dat u in ieder geval over uw eigen administratie beschikt, ook als u deze uitbesteedt. Zorg dan in ieder geval voor kopieën. Met de hedendaagse techniek is het een fluitje van een cent om facturen, inkoop-, verkoop- en/of loonadministratie digitaal op te slaan. Tip. Wanneer u dit ook in de ‘cloud’ doet, wordt u zelfs bij rampen, zoals een overstroming of brand, niet met extra vervelende gevolgen geconfronteerd. In het verleden hebben rechters al beslist dat dit niet als overmacht wordt aangemerkt (ECLI:NL:RBNHO:2019:6417) en het u dus niet ontslaat van uw verplichting een fatsoenlijke boekhouding te voeren.
Zorg ervoor dat u altijd over een fatsoenlijke administratie beschikt, ook als u uw boekhouding uitbesteedt. Bewaar deze ook digitaal en in de cloud. Bij gebrek aan een deugdelijke administratie zijn de gevolgen vaak niet te overzien. U blijft zelf verantwoordelijk voor uw administratie, dat benadrukte de rechter onlangs nog eens.