Optimaliseren van bestaande geldstromen in uw onderneming
De meest heldhaftige manier om de cashflow van uw onderneming te vergroten is een reuze financiële meevaller, een nieuwe klantengroep of nieuwe producten of diensten lanceren. Maar er zijn ook minder risicovolle manieren om uw onderneming financiële puf in te blazen. Een van de dingen die u ook kunt proberen is het optimaliseren van de geldstromen die er nu al zijn binnen uw onderneming.
Het verbeteren van de geldstromen kan uw onderneming veel opleveren én het zijn meestal geen ingrepen die veel geld kosten of die heel ingewikkeld zijn. Alles staat of valt met inzicht in uw geldstromen.
Een goed middel daarvoor is een liquiditeitsbegroting. Daarin maakt u maandelijks of per kwartaal een overzicht van alle verwachte inkomsten en uitgaven. Maak dus, voor zover u dat nog niet deed, zo’n begroting om overzicht te houden.
Betaalgedrag is aandachtspunt
Punt van aandacht bij het opstellen van het inkomstendeel van de liquiditeitsbegroting is het betaalgedrag van klanten. De omzet wordt geboekt op het moment dat de factuur wordt uitgereikt. Maar een rekening wordt – meestal – niet meteen betaald. Het kan soms zelfs maanden duren voordat het geld daadwerkelijk op de bankrekening staat.
Bij het opstellen van het kostendeel moet u er ook rekening mee houden dat grotere uitgaven, zoals de huur, de verzekeringen en de inkoop van voorraden, vooruit moeten worden betaald. Om het geheel werkbaar te houden is het aan te raden om de liquiditeitsbegroting globaal te houden. Dit kan bijvoorbeeld door:
- te kijken naar de grote uitgaven en inkomsten en voor de rest met gemiddelden te werken;
- te begroten per kostengroep en geen verdeling te maken in specialisaties of dienstverleners;
- ervoor te kiezen om per kwartaal in plaats van per maand te begroten.
Het is verstandig periodiek alle contracten na te lopen
Aan welke knoppen te draaien
Als u inzicht heeft in de geldstromen, wordt meestal ook al vrij snel duidelijk aan welke knoppen u kunt draaien. Of u nog kunt beknibbelen op uw kosten, hangt sterk af van de specifieke situatie van uw onderneming. Het is verstandig periodiek alle contracten na te lopen, en kritisch te bekijken of alle afgenomen producten of diensten nog wel echt aansluiten op de huidige activiteiten van uw onderneming.
Een andere knop is uw verkoopkanaal onder de loep nemen. Een mooi voorbeeld hiervan dateert uit eind jaren ’90 toen Compaq directe verkoop van computers met korting via telefoon en internet instelde om het succes van concurrent Dell af te weren.
Houd grip op debiteuren
Over naar de inkomstenkant van uw onderneming. De belangrijkste geldstroom aan die kant zijn uiteraard uw klanten. Zoals gezegd worden uw facturen waarschijnlijk niet per ommegaande voldaan. Een doordacht debiteurenbeleid is dus van groot belang. Soms is het nodig om strak op een onwillige wanbetaler te zitten (zie het kader hieronder). U bent immers geen liefdadigheidsinstelling.
Incassokosten doorberekenen aan wanbetaler, maar wel tot een wettelijk maximum
Voorwaarden voor het verhalen van incassokosten op uw debiteuren kunt u vastleggen in uw algemene voorwaarden of in het contract dat u met uw zakelijke klant sluit. Ook hier geldt weer dat u er geen gebruik van hoeft te maken en voor een vriendelijkere benadering kunt kiezen. Maar dan heeft u in elk geval voorwaarden om op terug te vallen als het nodig is.
Regelt u niets, dan gelden ook voor zakelijke contracten de voorschriften uit de Wet incassokosten. Daarin staat dat u voor vorderingen tot € 2.500 maximaal 15% van het bedrag als incassokosten mag doorberekenen aan de debiteur. U mag hierbij altijd minimaal € 40 rekenen, ook als 15% van uw vordering lager is dan dit bedrag.
Aanmaning
Dit percentage van 15% loopt af naarmate de vordering hoger wordt. Overige kosten (zoals aanmaningskosten of administratiekosten) mag u niet in rekening brengen. Na overschrijding van de laatste betalingstermijn stuurt u een schriftelijke aanmaning, de ‘14-dagenbrief’. Daarmee krijgt de debiteur de gelegenheid om de openstaande rekening alsnog binnen 14 dagen te betalen. Gebeurt dat niet, dan mag u de factuur verhogen met incassokosten. Hierbij geldt als voorwaarde dat het bedrag van deze kosten vermeld moet zijn in de 14-dagenbrief.
Maar in andere gevallen werkt een zachtere of persoonlijke benadering veel beter. Want dat de debiteur niet betaalt, is lang niet altijd onwil. Aandringen bij een debiteur die krap bij kas zit, heeft weinig zin. Druk blijven uitoefenen kan in zo’n situatie zelfs averechts werken. Een debiteur die echt in het nauw zit, zal dan mogelijk proberen om helemaal van de factuur af te komen, bijvoorbeeld door te klagen dat uw onderneming geen goed werk heeft geleverd. Daarmee raakt de betaling dus nog verder uit zicht.
Korting
Mogelijk bereikt u dus meer met een andere aanpak. In het algemeen geldt dat een telefoontje naar de debiteur vaak beter werkt dan het sturen van een nieuwe aanmaning. In zo’n gesprek kunt u bijvoorbeeld ook een betalingsregeling aanbieden (zie het kader hieronder). Alvast een deel van de factuur is immers beter dan helemaal niks.
U heeft nog andere mogelijkheden als u niet kunt betalen
Harde taal uitslaan naar klanten die nog een rekening open hebben staan is vaak maar matig effectief. De focus verleggen naar de mogelijkheden die uw debiteur heeft, kan de oplossing zijn. Beschrijf bijvoorbeeld in een verstuurde herinnering nadrukkelijk een betalingsregeling. Een tekst als ‘Mocht u niet in staat zijn de factuur in één keer te voldoen, neem dan contact op om de mogelijkheden te bespreken’ is vaak al genoeg om debiteuren tot actie over te laten gaan, blijkt in de praktijk.
Ook een andere vormgeving van de factuur kan helpen. In de regel staat het openstaande bedrag dikgedrukt op de rekening, zodat dit als eerste in het oog springt. Daardoor bestaat de kans dat een debiteur de overige teksten niet eens zal lezen. Het verleggen van de focus door de mogelijkheden die uw debiteur heeft dik of cursief te drukken, zorgt dat die tekst als eerste gelezen wordt. Dit geldt overigens allemaal alleen als uw debiteur de aanmaning niet boven op dezelfde stapel legt als waar uw ongeopende factuur al ligt. Als u dat vermoedt, is bellen toch weer de slimste route om een oplossing te vinden.
Een ander veelgebruikt instrument om afnemers aan te sporen om (snel) te betalen, is een korting geven op het totale factuurbedrag. De afnemer mag dan een bepaald percentage van het factuurbedrag exclusief BTW aftrekken bij betaling binnen een bepaald aantal dagen.
Besparen met goed crediteurenbeheer
Klanten die hun facturen op tijd betalen zijn natuurlijk goed voor de liquiditeit van uw onderneming. Maar er valt mogelijk ook nog wel wat te winnen bij de geldstroom die uw onderneming uit gaat: crediteurenbeheer dus.
Crediteurenbeheer is namelijk meer dan alleen het controleren en betalen van de binnengekomen facturen. Maak allereerst goede afspraken met leveranciers over kwaliteit, prijzen, levertijden en betalingsvoorwaarden. Leg de betalingsvoorwaarden van (nieuwe) leveranciers ook correct vast in uw crediteurenadministratie.
Stel verder een overzicht op van de betalingstermijnen van crediteuren. Als u geen aparte betalingstermijn heeft afgesproken met de leverancier en er staat geen termijn in de leveringsvoorwaarden, geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. De tool Crediteuren bijhouden is een Excel-bestand dat u kunt gebruiken voor het bijhouden van een crediteurenoverzicht.
De bank en de Belastingdienst hebben extra rechten om hun geld te innen
Volgorde van betalingen
Bij de betalingen kunt u ongeveer deze rangorde aanhouden:
- Als er rekeningen van de bank of de Belastingdienst openstaan, betaalt u die als eerste. Deze schuldeisers hebben namelijk extra rechten om hun geld alsnog te innen. Betaal deze rekeningen echter niet eerder dan noodzakelijk is.
- Ten tweede betaalt u de crediteuren die én een opslag berekenen bij te late betaling én wier betalingstermijn (bijna) is verstreken. Zo voorkomt u dat u nóg meer geld moet betalen.
- Is er dan nog geld over, dan betaalt u de crediteuren die een korting op de factuur geven aan vroege betalers. Op die manier ‘verdient’ u eigenlijk geld.
- Vervolgens betaalt u de leveranciers die u nodig heeft om uw onderneming draaiend te houden.
- Tot slot de overige crediteuren.
Crediteuren met wie u de goede relatie die u heeft niet op het spel wilt zetten, en crediteuren die producten leveren die u moeilijk ergens anders kunt inkopen, kunt u dan weer voorrang geven boven de rest.